10 nejčastějších chyb malých firem v účetnictví a jak je napravit
Účetnictví je pro malé firmy nezbytnost, ale často není tou nejoblíbenější činností. Podnikatelé mají plné ruce práce s provozem firmy a na administrativu se dostává až na poslední chvíli. Výsledkem jsou chyby, které mohou stát čas, peníze i zbytečné nervy při kontrole z finančního úřadu. Dobrá zpráva? Většině z nich se dá snadno předejít.
1. Odkládání evidence dokladů
Účtenky a faktury končí v šuplíku a na účtování se dostane až po měsících.
Jak to napravit: Každý doklad hned po přijetí naskenujte a uložte. Existují aplikace, které vám to usnadní přímo z mobilu.
2. Směšování firemních a osobních výdajů
Placení osobních nákupů firemní kartou dělá v účetnictví zmatek a může vyvolat problémy při kontrole.
Jak to napravit: Používejte vždy oddělený účet a kartu pro podnikání.
3. Chybné uplatňování DPH
Nesprávně uvedená data, opomenuté opravy nebo špatná sazba DPH patří mezi časté chyby.
Jak to napravit: Pravidelně kontrolujte přiznání k DPH a využívejte software, který vás upozorní na nesrovnalosti.
4. Nevedení pokladní knihy
Hotovostní platby bývají evidovány pozdě nebo vůbec. To vede k rozdílům mezi skutečným stavem a účetnictvím.
Jak to napravit: Každou hotovostní transakci zapisujte okamžitě, i když jde o drobnou částku.
5. Nepravidelná komunikace s účetním
Pokud účetní dostane doklady jen jednou ročně, nemůže vám průběžně radit s optimalizací daní.
Jak to napravit: Předávejte doklady pravidelně a konzultujte důležitá rozhodnutí včas.
6. Špatná evidence cestovních náhrad
Podnikatelé často neřeší knihy jízd nebo proplácení cest, což vede k problémům při daňových přiznáních.
Jak to napravit: Vést si detailní evidenci jízd, ideálně pomocí digitálních nástrojů (např. GPS aplikace).
7. Nesprávné zařazení majetku a odpisy
Dlouhodobý majetek se někdy účtuje rovnou do nákladů, i když by měl být odepisován postupně.
Jak to napravit: Při větších nákupech konzultujte zařazení majetku s účetní, ať jsou odpisy správně nastaveny.
8. Chybějící inventarizace
Zákon vyžaduje inventarizaci zásob, pohledávek a závazků, ale malé firmy ji často zanedbávají.
Jak to napravit: Minimálně jednou ročně projděte sklady, faktury i závazky a vše srovnejte se skutečností.
9. Neřešení pohledávek a závazků
Zapomenuté faktury a opožděné platby narušují cashflow.
Jak to napravit: Nastavte si systém upomínek a pravidelně sledujte splatnost faktur.
10. Chybějící zálohování dat
Ztráta dat kvůli poruše počítače nebo napadení virem může mít fatální následky.
Jak to napravit: Využívejte cloudové služby nebo pravidelné automatické zálohy.
Shrnutí
Chyby v účetnictví nejčastěji vznikají z nedostatku času a systému, ne ze špatné vůle. Pokud si nastavíte jednoduché rutiny – pravidelné ukládání dokladů, oddělení osobních a firemních financí, průběžnou komunikaci s účetní a zálohování dat – vyhnete se většině problémů a ušetříte si spoustu starostí. Nevíte si rady? Zeptejte se nás a my vám rádi pomůžeme.
